Atualmente muito se fala sobre a importância da gestão de documentos fiscais eletrônicos. Notícias, dicas e melhores práticas são geradas e disponibilizados a todos para consulta, mas mesmo com tanta informação disponível, muitas empresas não se atentam às regras do processo de recebimento e armazenamento de documentos eletrônicos, seja por falta de entendimento, resistência às mudanças ou até mesmo por preferir deixar para depois. Seja qual for o motivo, fica um alerta: receber, validar e armazenar os documentos fiscais eletrônicos recebidos é obrigatório.
A legislação diz que o emitente e o destinatário deverão manter a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado. Também é responsabilidade do destinatário verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.
Para melhorar os processos dentro da empresa e permitir que as informações estejam sempre disponíveis, é aconselhável o armazenamento dos documentos fiscais eletrônicos de forma organizada. A organização é fundamental para a real gestão dos documentos. Existem softwares que possuem exclusivamente esta finalidade e, muitas vezes, também contemplam a recepção e validação de forma automática.
O documento com validade jurídica a ser armazenado por cinco anos é o arquivo XML e não o Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Caso a empresa não possua o documento de forma acessível em uma auditoria do Fisco, as consequências podem ir além da aplicação de uma multa. A penalidade pode variar de um caso para outro, dependendo do entendimento do fiscal. A autuação pode ser feita por diferentes órgãos como a Receita Federal ou Secretaria da Fazenda Estadual e como cada Estado possui legislações diferentes, autuações em Estados diferentes sofrerão penalidades diferentes. Vale lembrar que, além da aplicação de multa, se o fiscal julgar que há um Crime Contra a Ordem Tributária as consequências podem ser ainda piores, chegando à pena de dois a cinco anos de reclusão.
Para o armazenamento seguro dos documentos fiscais eletrônicos as empresas precisam realizar as mudanças necessárias, investir em ferramentas adequadas e manter os procedimentos. Primeiramente, é fundamental adotar um banco de dados comercial. Não utilize pastas, diretórios, pen drives, CDs ou algo nesse sentido. Também não é seguro deixar arquivos armazenados em uma conta de e-mail. Com um banco de dados é possível programar a execução de backups automáticos, garantindo a replicação das informações e possibilitando a recuperação em caso de sinistros.
O gestor deve sempre pensar em segurança e organização. Uma boa dica é implantar um software que garanta a segurança dos dados e facilidade no acesso as informações. Não há como utilizar um banco de dados seguro se não possuir um sistema que converse com ele. Além disso, o software também auxiliará na recepção e validação dos documentos recebidos.
Outra recomendação é organizar os arquivos antigos, se no início a empresa não recebia os arquivos eletrônicos, ainda é possível obtê-los a partir das cópias dos documentos auxiliares – DANFE, DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico), DANFSE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica).
Levante todos os documentos auxiliares recebidos desde 2008 e confira se os arquivos XML foram recebidos. Caso falte algum, solicite aos fornecedores o reenvio dos mesmos.
Seguindo essas recomendações, as empresas estarão caminhando para a verdadeira gestão de documentos fiscais eletrônicos, além de manter os dados mais seguros, disponíveis e organizados, a gestão facilita as demais atividades do Sistema de Gestão Empresarial (ERP).
Maicon Klug, diretor da G2KA Sistemas
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