O que é gerenciamento estratégico de dados

Atualmente, os profissionais da área de tecnologia da informação (TI), dentre os quais me incluo, são bombardeados com notícias a respeito de metodologias e melhores práticas, que denominarei neste artigo simplesmente como ferramentas. Todas certamente são importantes e podem gerar bons resultados se implantadas com critérios bem definidos, alinhamento estratégico e sinergia entre as áreas de tecnologia da informação e, dependendo da ferramenta, entre todas as áreas da organização. As ferramentas em referência são ITIL; COBIT; PMI e CMMI.

A ferramenta ITIL (Information Technology Infrastructure Library) é um conjunto de boas práticas a serem aplicadas na infraestrutura, operação e organização dos processos internos da área de TI. A ferramenta COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology), por sua vez, visa garantir que em todas as áreas da organização existam controles adequados.

A ferramenta do PMI (Project Management Institute), por meio do PMBOK (Project Management Book of Knowledge), tem por objetivo garantir que a organização execute projetos de forma adequada.

Finalmente, o CMMI (Capability Maturity Model Integration) tem como proposta analisar as práticas de desenvolvimento de software, estabelecer parâmetros de comparação em termos de maturidade e viabilizar melhoria contínua, tal como existe no PDCA (Plan, Do, Check e Act) existente na ISO 9001 .

Porém, não se pode esquecer que tais ferramentas, para funcionarem bem em qualquer organização, necessitam de um alicerce. Este é a Governança de TI, cujo objetivo é garantir que a área de TI sustente e melhore a estratégia e os objetivos da organização com base em tecnologia, pessoas e processos (conforme preconiza o IT Governance Institute).

Mas a Governança de TI, por sua vez, deve estar associada à Governança Corporativa, que é definida por Nilo Rocha como o “conjunto de processos, costumes, políticas, leis, regulamentos e instruções” que indicam como uma organização é dirigida, administrada ou controlada.

Esse conceito tem sido cada vez mais praticado como forma de atender aos regulamentos da Comissão de Valores Mobiliários (CVM) e do Banco Central, além das leis ou normas que regem o próprio setor de atividade. O principal objetivo da adoção desses princípios está relacionado aos seus pilares: transparência, equidade, prestação de contas e responsabilidade corporativa .

A estrutura a seguir resume esse conjunto de ferramentas e alicerces.

Ferramentas = ITIL (processos internos TI); COBIT (controles adequados); PMI (projetos executados com qualidade); CMMI (software qualificado)

Alicerce 2 = Governança de TI (“garantir que a área de TI sustente e melhore a estratégia e objetivos da organização com base em tecnologia, pessoas e processos”)

Alicerce 1 = Governança corporativa (“conjunto de processos, costumes, políticas, leis e regulamentos e instruções que regulam a maneira como uma organização é dirigida, administrada ou controlada”)

Nestes tempos em que honestidade e integridade deixaram de ser atributos essenciais e passaram a ser atributos extremamente valorizados, a Governança Corporativa adquiriu importância fundamental.

Isto porque qualquer organização, seja qual for sua área de atividade, pública ou privada, deve explicitar aos seus stakeholders (clientes, acionistas, funcionários, fornecedores e demais partes interessadas no seu funcionamento) como é dirigida.

Portanto, a Governança Corporativa não pode limitar-se ao campo das intenções. Deve fazer parte da agenda da alta administração.

Articulação é fundamental

Todos sabem da importância da área de TI para o funcionamento de qualquer organização. Uma área de TI que não possua uma Governança bem articulada com a Governança Corporativa e lastreada por um Plano Diretor de Informática está fadada a ter muitos problemas na sua gestão, com grandes prejuízos operacionais.

Pelo que se viu, a Governança Corporativa e a Governança de TI são imprescindíveis. Quanto ao restante das ferramentas, ficam algumas perguntas: Qual utilizar primeiro? Qual pode apresentar melhores resultados em curto prazo? Qual apresentará melhor custo-benefício?

Qual o investimento necessário?

Os responsáveis pela área de TI de qualquer organização sempre terão que responder a essas questões. Dentre elas, a relacionada ao investimento sempre ocupará posição de destaque na organização, em razão dos custos necessários e do cálculo do retorno sobre o investimento, que envolve um certo grau de subjetividade e dificulta sua apresentação com clareza.

Outro ponto importante é que a solicitação de recursos para a implantação dessas ferramentas nem sempre é expressa em uma “linguagem” compreensível pelos responsáveis pelo negócio e também pela área financeira.

Por exemplo, quando o responsável pela área de TI solicita recursos para a alta administração para a implantação de ITIL, seu discurso é o de que os processos internos de TI precisam ser melhorados. Talvez alguns diretores reajam pensando mais ou menos da seguinte forma: “Novamente vamos colocar dinheiro na caixa preta que é a área de TI? Como mediremos o retorno?”

Questionamentos similares podem ser feitos em relação às demais ferramentas, devido à abordagem técnica geralmente empregada. Trata-se de um problema sério, pois muitas vezes a alta administração não enxerga claramente os resultados que serão obtidos com a implantação das ferramentas propostas pelos técnicos da área de TI.

Qual é uma possível solução para esse problema?

A resposta está no GED

A solução para as dificuldades expostas passa pela implantação do Gerenciamento Estratégico de Dados (GED). Os puristas que nos desculpem, mas GED não significa somente Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Na verdade e em nível mais elevado, é a sigla de Gerenciamento Estratégico de Dados, um conceito que a partir de agora deve ocupar a atenção e os interesses de todas as organizações.

A estrutura central do Gerenciamento Estratégico de Dados está baseada na Governança de Dados, cujo objetivo é trabalhar com funções que tratam diretamente com os dados da empresa, ou seja, com a matéria-prima que esta utiliza para a geração das informações que serão exploradas pela inteligência e pela competência dos usuários e que, portanto, serão aplicadas em todos os processos e projetos da organização.

A Governança de Dados atua sobre as seguintes funções:

Gerenciamento de Arquitetura de Dados; Desenvolvimento de Dados; Gerenciamento de Operações com Banco de Dados; Gerenciamento da Segurança dos Dados; Gerenciamento de Dados Mestre & Referência; Gerenciamento de Data Warehouse & Business Intelligence; Gerenciamento de Documentação e Conteúdo; Gerenciamento de Metadados; e Gerenciamento de Qualidade de Dados.

Desse modo, a estrutura conceitual apresentada anteriormente sofre algumas alterações e passa a ter a seguinte composição:

Ferramentas = ITIL (processos internos TI); COBIT (controles adequados); PMI (projetos executados com qualidade); CMMI (software qualificado)

Alicerce 3 = Governança de TI (“garantir que a área de TI sustente e melhore a estratégia e objetivos da organização com base em tecnologia, pessoas e processos”)

Alicerce 2 = Governança de dados (“A partir de políticas e padrões estabelecidos fazer com que a organização execute projetos e serviços voltados para a valorização dos ativos de dados”)

Alicerce 1 = Governança corporativa (“conjunto de processos, costumes, políticas, leis e regulamentos e instruções que regulam a maneira como uma organização é dirigida, administrada ou controlada”)

Percebe-se que um novo alicerce foi colocado entre a Governança Corporativa e a Governança de TI. Qual é a vantagem desse novo alicerce? Seu foco são os dados da empresa. Assim, o discurso dirigido à alta administração muda diametralmente e passa a focalizar situações e elementos familiares para os homens de negócios.

Por exemplo, em vez de dizer à alta administração que o objetivo é organizar os processos internos de TI, se dirá que serão disponibilizadas informações de vendas com maior agilidade, na medida e nos prazos necessários e sem erros. Pode-se dizer também que o cockpit de indicadores do BSC (Balance Scored Card) passa a ser prioridade para a área de TI, visando tornar a ação utilizável, obtida em tempo hábil e com visualização adequada.

O Gerenciamento Estratégico de Dados vai muito além da garantia de cadastros isentos de erros. Preocupa-se e ocupa-se com a arquitetura de dados, indagando se a arquitetura disponibilizada atende as necessidades das áreas de negócio. Preocupa-se também em verificar se os dados estão sendo desenvolvidos de modo a atender as estratégias da organização: há necessidade de novos dados ou, talvez, é necessário que alguns dados deixem de ser gerados?

Outro ponto crítico para o GED é saber se as operações com bancos de dados estão ocorrendo de forma adequada e segura. Não menos crítica é a segurança dos dados: estão sob custódia das pessoas certas? Os sistemas são seguros? A documentação e o conteúdo também são elementos críticos no GED: o conteúdo enviado aos mais diversos usuários está atualizado?

Existe documentação sobre os dados gerados e utilizados? E, quando o assunto é documentação, o gerenciamento de metadados ganha importância significativa, pois estes são elementos-chave para a documentação dos dados. São, como alguns classificam, os dados sobre os dados ou os dados dos dados.

Business Intelligence e Data Warehouse também são tratados com prioridade dentro do GED, pois têm a missão de fornecer subsídios para que os homens de negócios tenham a visão correta da situação em cada momento e adotem as ações necessárias para garantir a rentabilidade da organização.

Por último, mas não menos importante, está a qualidade de dados: os dados entregues aos usuários finais estão isentos de erros? Estão completos?

As respostas a todas essas perguntas e necessidades não podem estar somente com a área de TI da organização. Com a Governança de Dados atuando como base do Gerenciamento Estratégico de Dados, todos passam a ter papel fundamental para que a organização seja bem sucedida com seus dados.

Capacitação profissional

O estabelecimento da Governança de Dados entre a Governança Corporativa e a Governança de TI é estratégica, atuando como elemento forte a sustentar a Governança de TI, com papel chave na simplificação do trabalho da Governança Corporativa. Porém, para que a Governança de Dados seja implantada e mantida com sucesso, é necessário que pessoas da organização sejam capacitadas como gerentes estratégicos de dados, ou, de forma mais apropriada, como líderes estratégicos de dados.

Um gerente estratégico de dados, que nos Estados Unidos é conhecido como Data Steward, tem como funções: representar os interesses dos produtores e consumidores de dados; representar os interesses de dados da organização; ter responsabilidade pela qualidade e pelo uso dos dados; guardar, investir e nivelar os recursos sob sua responsabilidade; certificar-se de que os recursos de dados estão de acordo com as necessidades do negócio, garantindo a qualidade dos dados e de seus metadados; e trabalhar em parceria com os profissionais de gerenciamento de dados da área de TI (neste caso, servindo como elemento condutor das necessidades de dados da área de negócios junto a TI).

Esse profissional deve ser acreditado como “curador” dos dados.
O que diferencia um gerente de um líder são os seguidores. Portanto, um gerente tem que trabalhar para ser um líder, atraindo e formando seguidores para a sua nobre causa. Formar um líder não é tarefa fácil, pois alguns já trazem as qualidades necessárias para isso do berço.

Porém, formar um gerente estratégico de dados é possível por meio dos treinamentos e do programa de certificação oferecidos pela DAMA (Data Management Association), entidade sem fins lucrativos criada nos Estados Unidos em 1968 por profissionais da área de tecnologia da informação e hoje presente em mais de 30 países, entre os quais o Brasil, onde o capítulo local, com jurisdição sobre toda a América do Sul, foi estabelecido em junho último.

Uma dúvida crucial pode se estabelecer na mente de algumas pessoas: por que atribuir tamanha importância à Governança de Dados? A resposta é simples. Depois do sangue que corre em nossas veias e do ar que respiramos, os dados são os elementos com os quais temos contato permanente e dos quais temos forte dependência.

Os dados estão armazenados em toda parte: em nossas mentes (e de forma não estruturada, segundo os cientistas), nos computadores pessoais e residenciais, nos servidores das empresas e nos computadores de grande porte, nos carros e celulares, nos CDs e DVDs, na TV digital, nos livros, no material escolar, nas roupas, nas embalagens, nos símbolos que vemos e interpretamos dentro de um processo semiótico – isso para citar apenas alguns dos múltiplos “veículos” de dados com os quais lidamos a cada dia. Em síntese, pode-se afirmar que toda a nossa existência depende direta ou indiretamente de dados.

A conclusão obrigatória é a de que focar o gerenciamento em dados de modo estratégico a cada dia deixa de ser uma possibilidade para ser uma necessidade.

Fonte: 1- Computerworld

2 - ROCHA, Nilo. Afinal, quem é responsável pela governança de TI - TI INSIDE Online – OUTSOURCING - 30 de agosto de 2010

Rossano Soares Tavares é presidente do capítulo brasileiro da DAMA (Data Management Association); professor de gerenciamento de projetos no Centro de Estudos Unianchieta; membro, voluntário e instrutor no PMI (Project Management Institute) e doutorando pela UMT/Virginia (University of Management and Technology)