Por que é importante ter um plano de contingência

Mais do que escolher um fornecedor pela qualidade do produto ou serviço, devemos estar atentos à capacidade deste de contornar e superar uma situação de crise. Os fatores como a segurança da operação e a continuidade dos negócios devem ser bem avaliados na hora da contratação de uma empresa.

Neste ano, as montadoras de carros japonesas, por exemplo, sofreram as consequências da paralisação das operações e da falta de um plano de contingência por parte de seus fornecedores de peças. Elas não estavam completamente preparadas para desastres como o tsunami que devastou a costa japonesa em março e o vazamento de uma usina nuclear. Os reflexos disso foram intercontinentais e atingiram também o Brasil, resultando na demissão de 400 empregados de uma montadora.

Porém, tudo poderia ter sido diferente se as montadoras tivessem desenvolvido um fornecedor substituto com os mesmos padrões de qualidade e prazos. Neste caso, a paralisação da produção e as demissões poderiam ter sido evitadas. É válido lembrar que se um elo da corrente quebrar, todo o programa de continuidade de negócios estará comprometido.

Por isso, várias perguntas devem ser colocadas às empresas de todos os níveis da cadeia de fornecimento: quais são os planos da companhia para o caso de indisponibilidade do seu prédio; como para uma situação de greve de funcionários, greve de transporte; até preparação para possíveis desastres naturais, etc. E, além de possuir um plano de continuidade de negócios, as empresas devem mantê-lo atualizado. Tudo deverá ser planejado, documentado, treinado e testado em momentos de normalidade e não em uma situação de crise.

Toda empresa deve estar pronta para responder a um evento não programado. É importante avaliar tudo, as equipes de comunicação, gestão de crise, a área de resposta a incidentes etc. Vale verificar quais serão os impactos da perda do estoque, por exemplo, ou da capacidade de prover serviços. Assim, de acordo com os resultados, você deverá decidir se vale o risco de contratar um fornecedor sem um plano de contingência.

Geralmente, uma comissão que está avaliando um fornecedor, pode levar meses questionando, visitando, trocando e-mails para saber a capacidade de atendimento do fornecedor, mas não se lembra de questioná-lo sobre seu preparo para situações de crise. Por isso, é importante envolver a equipe de segurança corporativa durante a contratação de um fornecedor e solicitar a esta equipe uma avaliação de riscos deste possível parceiro/fornecedor.

É válido também verificar alguns aspectos relacionados aos planos de continuidade, tais como emergência e recuperação de desastres. Não somente os ativos de tecnologia, mas sim os principais ativos dos processos mais relevantes da empresa. Não deixe de avaliar como uma empresa fornecedora trata uma crise interna.

Você leitor pode até achar que tudo isso é uma paranóia, mas hoje, nos Estados Unidos, uma empresa que não mantiver o seu negócio operando após sofrer certos tipos de impactos “comuns”, naquela região, pode ser penalizada judicialmente pela falta de preparo. É raro uma empresa localizada em uma região que sofre todo ano com os frequentes tornados não esta preparada para enfrentar este tipo de desastre ou contornar uma situação de crise relacionada a incidentes dessa natureza.

Paranóia ou não, desconheço o caso de alguma empresa que tenha se arrependido de estar bem preparada para eventos não programados. Nesse sentido, é sempre prudente ter uma área de continuidade nos negócios que coordene e mantenha atualizados tópicos como análise de riscos e de impacto nos negócios e tenha integradas as áreas de comunicação, segurança e negócios.

*Ricardo Giovenardi é consultor para assuntos de continuidade de negócios e gerenciamento de crise na Sion People Center.