Certificação Digital para condomínios

Mudanças à vista: a partir de primeiro de janeiro de 2012 só será possível acessar o canal “Conectividade Social”, da Caixa Ecônomica Federal, via certificação digital do condomínio.

Ou seja, para passar dados referentes ao INSS e FGTS dos funcionários ao governo será necessário dispor de certificação digital para o condomínio. A medida vale para qualquer empregador.

Quem até o final do ano não se adequar às normas da Caixa Econômica Federal terá seu envio de dados sobre INSS e FGTS prejudicado. Dessa forma, haverá problemas de responsabilidade civil para o síndico do condomínio.

O que é?

A certificação digital é uma maneira de se comprovar eletronicamente quem está executando uma ação. Um documento enviado pelo certificado digital vale tanto como qualquer outro documento.

Mudança real

A certificação digital não irá impactar diretamente na vida do condomínio. Um ponto a ser ressaltado é a possibilidade do síndico perceber mais rapidamente se há algum tipo de pendência em relação ao condomínio – e assim, corrigi-la o mais rápido possível.

Em geral, os condomínios que contam com o trabalho de administradoras devem passar uma procuração eletrônica – válida como uma procuração de pape l- para a empresa prestadora de serviços, se é ela quem irá cuidar dessa parte de INSS e FGTS dos funcionários.

Para fazer a procuração para a administradora é preciso entrar no site do Conectividade Social logado com o certificado digital. É nesse ambiente que se outorga a procuração eletrônica para a administradora.

Como tirar

Primeiro busque na sua cidade ou região uma autoridade de registro (A.R.) para saber se ela oferece esse tipo de certificação. É a A.R. quem irá fornecer a certificação digital. Há várias empresas conveniadas ao governo que oferecem esse serviço. Podemos citar como exemplo a Serasa, a Certisign, e a Casa da Moeda Brasileira, entre outros. Em São Paulo, o Secovi implantou em sua sede uma AR para emissão dos certificados.

É importante comparar preços, que podem variar de um local para outro, além dos prazos de validade do certificado.  Veja também se há a necessidade de compra do kit todo (leitora e cartão). Às vezes, o síndico ou a administradora já contam com a leitora e, então, só se faz necessária a compra do cartão do condomínio.

Após efetuar o pagamento do certificado é agendado um horário para que o síndico compareça com a documentação necessária (veja abaixo) para a expedição do certificado digital.

Aqui vale salientar a importância da presença do síndico no momento da expedição do cartão do condomínio. A mesma não pode ser feita por procuração. É o próprio síndico quem deve estar presente na A.R.  para colocar sua senha no cartão.

Os documentos originais devem ser levados acompanhados de suas respectivas cópias simples, que ficarão na A.R..

Também é importante frisar que ao eleger outro síndico, deve haver uma nova certificação para o condomínio, revogando a antiga com o nome do ex-síndico. Em casos de renovação do documento, para o mesmo síndico, é possível fazê-la pela internet.

Os documentos necessários:

• Instituição do condomínio
• Especificação do condomínio
• Convenção do condomínio
• Cartão de CNPJ do condomínio
• Ata de eleição do síndico
• RG e CPF do síndico (ou CNH) e comprovante de residência

Para quem só conta com a convenção do condomínio, saiba que a instituição e especificação do condomínio estão registrados no cartório de imóveis. O cartório, caso seja informatizado, pode demorar até dois dias úteis para disponibilizar os documentos. Caso ainda não seja informatizado, a espera pode chegar a cinco dias úteis.

Vale lembrar também que a ata de eleição de síndico deve contar com os seguintes dados: Data, endereço, quem participou, quem a redigiu, nome completo do síndico grafado corretamente. Caso a ata atual não tenha esses dados, é possível refazê-la.

Fonte: Fontes consultadas: Victor Haikal, advogado especialista em direito digital, do escritório Patrícia Peck Pinheiro, Cristiano de Souza, advogado e consultor do portal SíndicoNet e Mara Lucia Alves, coordenadora do Posto de Serviços do Secovi-SP